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Como organizar sua rotina e seu negócio para obter resultados

A organização é um fator importante em nossas vidas, muito além do trabalho. Contudo, no trabalho, possuir um bom nível de organização fará muita diferença. Tanto em seu desempenho na entrega de tarefas, como no aproveitamento do seu tempo. A organização para corretores e gerentes imobiliários é um fator chave para o sucesso e o crescimento profissional e do seu negócio imobiliário.

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Livro “A Tríade do Tempo”, de Christian Barbosa

Neste post vamos falar sobre algumas formas de se organizar, no âmbito pessoal e no ambiente de trabalho.

Em seu livro, “A tríade do tempo”, Christian Barbosa fala “organizar seu ambiente de trabalho ou doméstico ajuda a ganhar tempo em seu dia a dia”, logo antes de trazer dicas valiosas sobre como proceder com essa organização para corretores e gerentes imobiliários. Neste post vamos nos basear em algumas destas dicas, adaptadas para o mercado imobiliário.

Organização para o ambiente de trabalho

Primeiro vamos falar sobre a organização para corretores e gerentes imobiliários no ambiente de trabalho.

A organização do ambiente físico

O ambiente físico é a primeira coisa que nos vêm a mente quando pensamos na palavra organização. E não é sem motivo. Um ambiente bagunçado causa estresse e pode deixar os profissionais que estão nele irritados e/ou improdutivos.

Isso pode afetar a forma como os corretores tratam os clientes ou como se tratam entre si. Pode influenciar a própria forma deles trabalharem, especialmente se pensarmos em atividades que envolvam documentação e papelada.

Já um gerente imobiliário pode sentir-se atordoado em um ambiente bagunçado. Normalmente, já são muitas as responsabilidades sobre você, que gerencia um negócio de imóveis. Isso vai desde a gestão dos funcionários até a gestão do negócio, das finanças, etc. A desordem apenas adiciona um estresse extra à essa situação.

Além do estresse e seu consequente efeito desmotivador, a bagunça pode trazer prejuízos mais palpáveis para  seu negócio. Quando lidando com imóveis, você terá de lidar com muitos documentos. Se estes documentos não forem organizados de forma correta, você terá  muito problemas durante suas negociações.

Por esses motivos, é importante pensar em formas de organizar o seu ambiente físico de trabalho.

A organização das atividades na imobiliária

Isso não diz respeito somente à gerentes de imobiliárias, ainda que o gerenciamento de atividades nessa posição possa ser mais complicado. A organização das atividades para corretores também é importante – e desafiadora.

É importante que todas as fases do processo de vendas sejam bem planejadas e executadas.

Nesse processo de vendas consideramos o agenciamento, as visitas à imóveis, organização das documentações (no espaço físico ou no virtual) ou ainda a atualização dos dados dos clientes e dos imóveis na sua base de dados. Vamos falar de algumas formas de e organizar em cada um desses momentos.

1. Agenciamento de imóveis

O agenciamento de imóveis é a primeira etapa  no processo de venda. Se você não tiver o imóvel para vender, não terá o que anunciar, visitar, documentos para organizar, etc.

Portanto é aqui que começa sua organização.

É importante para o profissional que agencia os imóveis possua, em primeiro lugar, uma forma de organizar o contato com os proprietários. Nesse sentido, uma conta no Whatsapp comum pode não dar conta, e o Whatsapp Business pode fazer a diferença.

No Business é possível manter um nível de controle maior sobre as conversas e negociações com os proprietários. É possível, por exemplo, etiquetar as conversas. Isso vai te ajudar a lembrar em que “pé” cada negociação está, como os clientes estão no processo do agenciamento, etc.

Organização para corretores Foto: Marvin Costa/TechTudo

Tutorial mostra como usar as etiquetas do WhatsApp Business — Foto: Marvin Costa/TechTudo

Como gestor, que não trabalha diretamente nessa área, o que você pode fazer é implementar o uso do Whatsapp Business entre os agenciadores (entre os vendedores também, mas falaremos disso mais a frente).

Com mais controle sobre as negociações, fica mais difícil esquecer detalhes sobre os clientes e mais fácil saber o que eles buscam. Assim, as negociações ocorrem de forma facilitada tanto para o agenciador quanto para o proprietário.

Contudo, se preocupar com a organização no que tange o contato com os proprietário não é tudo. É preciso pensar, já a partir do agenciamento, na organização dos imóveis na sua base de dados.

2. Mantendo o sistema atualizado

Quando as negociações com os proprietários se encerrarem, você precisa saber como organizar os imóveis que obteve. Não que imaginamos que você irá deixá-los completamente à toa e esquecidos, mas é preciso otimizar essa organização.

Um CRM imobiliário tem um papel importante nessa função.

Com um sistema adequado, você consegue armazenar imóveis em sua base de dados com muito mais facilidade. Além disso, um sistema também pode ajudá-lo a armazenar o contato e as informações dos proprietários, obtidas, talvez, pelo Whatsapp Business.

Implementar um CRM em seu negócio imobiliário certamente acelerará o processo de organização dos imóveis. Você conseguirá ter acesso à eles de forma mais rápida e fácil; terá as informações que precisa com mais fácil acesso do que em uma planilha, por exemplo.

Por fim, você ainda terá mais uma ferramenta para auxiliá-lo no contato com os proprietários. Com um sistema responsivo (que funciona no seu celular), é possível fazer o cadastro de imóveis em qualquer lugar, no momento em que o agenciamento for finalizado.

O contato com os clientes também é extremamente facilitado com o uso de um CRM imobiliário.

3. O contato com os clientes

Lidar com os clientes (compradores e inquilinos) não é muito diferente do que lidar com proprietários – ao menos do ponto de vista da organização para os corretores e gerentes.

O que você precisa é, na verdade, muito simples: você precisa ter acesso fácil às informações dos clientes, aos imóveis que você pode oferecer e às documentações necessárias.

Com relação às informações e aos imóveis oferecidos, novamente a dobradinha Whatsapp Business + CRM imobiliário deve te ajudar.

Usando os dois aplicativos em sincronia, você terá seus clientes “guardados” em lugares muito específicos. Assim, sempre que precisar entrar em contato com eles, achará o contato no Whatsapp. Sempre que precisar ver algum fato sobre eles, pode checar anotações (que você mesmo, como corretor, terá de fazer) sobre o cliente, no CRM.

Os imóveis estarão listados em seu CRM, de fácil acesso para você e para seus clientes, considerando a facilidade que o CRM traz para anunciar seus imóveis no meio digital. Um sistema imobiliário poderá, também, te ajudar a cruzar dados e criar listas de imóveis específicas para determinado cliente.

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A página com imóveis selecionados poupa tempo e faz uma organização “automática” dos imóveis adequados ao seu cliente.

Assim, você mantém-se organiza economiza tempo na negociação, apresentando ao cliente apenas imóveis que se adequem às suas necessidades.

Todas as informações ficam reunidas e, assim, você consegue atender melhor o seu cliente.

4. Organização dos documentos

Por fim, a documentação que tramita em sua imobiliária, ou negócio imobiliário seja qual for, precisa estar sempre organizada.

Se estamos falando de documentos físicos, utilize pastas e arquivos de forma ordenada. Não deixe de usar etiquetas ou marcadores que deixem clara a finalidade de cada documento.

Separe um ambiente, dentro do seu ambiente físico, onde os documentos estejam todos armazenados, bem identificados e de fácil acesso ao pessoal adequado.

No meio virtual, a criação de uma conta na nuvem pode ser uma boa pedida. Seja no Google Drive ou no One Drive, a nuvem fará com que você não fique sujeita à falhas físicas em equipamentos.

Contudo, não deixe de organizar sua conta na nuvem em pastas e subpastas que ajudem na sua organização.

5. Vistoria de imóveis

A vistoria de imóveis também precisa ser organizada, para não causar confusões e gerar problemas com os inquilinos. É de se esperar que a vistoria seja propriamente documentada, o que se encaixa no item anterior.

Contudo, possuir um aplicativo para vistoria de imóveis vai se mostrar como uma mão na roda para você e para os seus parceiros. O aplicativo armazena fotos e informações sobre o estado do imóvel que podem ser acessados com extrema facilidade.

6. Gerenciamento dos corretores

Essa dica diz mais respeito a quem gerencia uma imobiliária, com mais de um corretor (ainda que seja válida para os autônomos também).

Utilizar um programa que ajude a organizar as atividades de cada corretor é uma boa pedida. O Trello chega a ser citado, como uma boa forma de organização individual ou para equipes, no livro “A Tríade do Tempo”, que apareceu anteriormente no texto.

O programa permite que sua equipe tenha acesso à uma tabela com quais atividades precisam ser feitas, com quais níveis de urgência, etc.

Organização para corretores (Foto: Trello)

Usar o Trello é uma boa pedida para organizar as atividades do seu negócio imobiliário (Foto: Divulgação/Trello)

Dessa forma, você mantém um contato mais próximo com seus corretores associados, e as atividades tendem a acontecer de forma mais fluída.

Contudo, algumas equipes se adequam melhor à tabelas de atividades físicas, palpáveis. O uso de Kanbans pode ajudar nesse sentido. Eles nada mais são do que tabelas reais, onde os funcionários colocam adesivos ou post-its com suas tarefas, e em que estado de realização elas se encontram.

Basicamente, o Kanban não é muito diferente do Trello, além de que um é digital e outro físico. O que vale é entender sua equipe e à qual das duas opções ela se adaptará melhor.

Organização no âmbito pessoal

O dia a dia de quem trabalha com imóveis possui, comumente, uma rotina bastante variada. Essa rotina certamente afeta o quão motivado (e eficiente), o/a corretor/a ou o/a gestor/a estará no dia a dia. Então, podemos pensar em algumas formas de organizar a vida pessoal, levando em conta o dia a dia do profissional do mercado imobiliário.

Organização para corretores e gerentes imobiliários

O/a profissional de corretagem precisa se adaptar aos horários dos clientes. Isso significa que ele/a pode passar ou o dia inteiro na imobiliária (ou em um escritório particular, em casa, etc.), ou levando clientes em visitas, etc. Ou ainda pode ter um dia mais tranquilo com mais ligações e negociações. Isso faz com que o tempo livre de um corretor varie bastante.

Por isso, planejar o seu tempo livre e os seus momentos em casa pode trazer mais praticidade para o seu dia a dia e gerar ainda mais tempo livre.

O Trello é uma opção para a organização pessoal, também. Contudo, com a maioria das atividades concentradas no meio digital, entrar no trello pode trazer o efeito contrário ao esperado.

Ao invés de você agilizar seu tempo e suas tarefas pessoais, você pode acabar se envolvendo, no seu horário livre, com tarefas do trabalho. Não que exista prolema em trabalhar em horários extras – mas isso também precisa ser planejado para evitar um estresse muito grande.

A confecção de um quadro Kanban, que você coloque na sua geladeira (sim!), pode ser uma boa pedida para organizar suas tarefas domésticas sem ter que acessar o seu Trello empresarial.

Seguir uma tabela que diga que tarefas domésticas precisam ser feitas, quanto tempo você dedicará à elas, etc., é uma ótima forma de otimizar seu tempo.

Organização para corretores e gerentes imobiliários crescerem

A organização para corretores e gerentes imobiliários é tão essencial quanto em qualquer área de trabalho. Mais ainda, ela pode ser o diferencial para o seu crescimento.

Do ponto de vista do crescimento pessoal, uma rotina organizada tende a gerar menos estresses e dias mais tranquilos e satisfatórios. Contudo, isso não quer dizer que seus dias sempre seguirão seus planos. É preciso estar aberto às mudanças e entender como você funciona em situações adversas.

O seu crescimento pessoal certamente influenciará o seu crescimento profissional. Porém, mais do que desenvolver o seu pessoal, é preciso organizar seu ambiente de trabalho, também. Seja fisicamente ou no que diz respeito às atividades diárias.

É preciso frisar que o livro “A Tríade do Tempo”, de Christian Barbosa, que citamos anteriormente, trará algumas dessas dicas com ainda mais profundidade. Portanto, recomendamos fortemente a leitura àqueles que desejam desenvolver ainda mais sua organização pessoal e profissional.

 

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