A cobrança de aluguel é uma das atividades mais delicadas e importantes na gestão de locações, exigindo técnica, timing adequado e abordagem profissional para preservar relacionamentos e garantir resultados.
Muitas imobiliárias ainda enfrentam dificuldades nesse processo, seja por falta de organização, ausência de procedimentos padronizados ou simplesmente por não saber como abordar inquilinos em atraso de forma eficaz.
Uma cobrança bem estruturada vai muito além de simplesmente ligar para o inquilino cobrando o pagamento.
Envolve estratégia, conhecimento sobre legislação, habilidades de negociação e uso de ferramentas adequadas para controle e acompanhamento.
Por isso, neste artigo, você descobrirá as melhores práticas para realizar cobranças de aluguel de forma profissional, estratégias para prevenir atrasos e como evitar erros comuns que comprometem a eficácia do processo de cobrança.
Assuntos que você irá encontrar:
- Qual a diferença entre inadimplência e atraso de aluguel?
- Como fazer a cobrança de aluguel atrasado?
- Qual o melhor horário para fazer a cobrança de aluguel?
- Como prevenir o aluguel atrasado?
- 5 falhas na cobrança de aluguel.
Qual a diferença entre inadimplência e atraso de aluguel?
O atraso de aluguel caracteriza-se quando o pagamento não é realizado na data de vencimento estabelecida no contrato, mas existe expectativa e intenção de pagamento por parte do inquilino.
Geralmente, atrasos são situações pontuais causadas por problemas temporários de fluxo de caixa, esquecimento ou dificuldades específicas.
A inadimplência, por outro lado, configura-se quando há ausência prolongada de pagamento, geralmente superior a 30 dias, combinada com falta de comunicação do inquilino ou demonstração clara de impossibilidade de quitar o débito.
Para imobiliárias, essa distinção é crucial porque define a abordagem de cobrança.
Como fazer a cobrança de aluguel atrasado?
A cobrança eficaz de aluguel atrasado segue uma sequência estruturada que combina diplomacia, firmeza e escalada gradual de procedimentos conforme a gravidade da situação.
Primeiro contato - até 5 dias de atraso: realize contato inicial através de mensagem de WhatsApp ou ligação educada, lembrando sobre o vencimento e verificando se houve algum problema específico.
Mantenha tom cordial e ofereça facilidades de pagamento se necessário.
Segundo contato - entre 6 e 15 dias: intensifique a comunicação com ligações diretas e envio de notificação formal por e-mail, estabelecendo prazo específico para regularização.
Informe sobre a incidência de multa e juros conforme contrato.
Terceiro contato - entre 16 e 30 dias: envie uma notificação extrajudicial formal via correios ou oficial de justiça, comunicando sobre a situação de inadimplência e alertando sobre possíveis medidas legais. Mantenha cópia de todos os comprovantes de entrega.
Acionamento de garantias - após 30 dias: acione fiador, seguro fiança ou outras garantias contratuais, informando todas as partes sobre o início dos procedimentos de cobrança junto aos responsáveis pela garantia.
Durante todo o processo, documente todas as tentativas de contato, respostas recebidas e compromissos assumidos pelo inquilino. Essa documentação será fundamental caso seja necessário recorrer a medidas judiciais.
Qual o melhor horário para fazer a cobrança de aluguel?
O timing da cobrança influencia significativamente a receptividade do inquilino e a eficácia da comunicação, sendo fundamental escolher horários estratégicos para cada tipo de abordagem.
Para ligações telefônicas, prefira o período entre 9h e 11h ou entre 14h e 17h em dias úteis, quando as pessoas geralmente estão mais disponíveis e receptivas.
Evite horários de almoço, final de expediente ou períodos noturnos que podem gerar irritação.
Mensagens de WhatsApp podem ser enviadas em horários mais flexíveis, mas prefira manhã ou início da tarde para garantir que sejam lidas durante o horário comercial.
Evite envios muito cedo ou muito tarde que podem ser percebidos como invasivos.
Para visitas presenciais, quando necessárias, agende previamente e prefira sábados pela manhã ou dias úteis após 18h, respeitando sempre a disponibilidade do inquilino e evitando constrangimentos.
Considere o perfil do inquilino ao escolher horários: profissionais liberais podem ser mais acessíveis durante o dia, enquanto funcionários CLT respondem melhor após o expediente ou nos finais de semana.
Além disso, nunca realize cobranças em feriados, domingos ou horários inadequados que possam caracterizar perturbação ou constrangimento, pois isso pode comprometer juridicamente o processo de cobrança.
Como prevenir o aluguel atrasado?
A prevenção de atrasos é sempre mais eficaz e econômica do que lidar com inadimplência, exigindo estratégias proativas que antecipem problemas e facilitam o pagamento pontual, como:
Comunicação preventiva: envie lembretes automáticos 5 dias antes do vencimento via WhatsApp ou e-mail, incluindo dados bancários atualizados e opções de pagamento disponíveis.
Facilitação do pagamento: ofereça múltiplas formas de pagamento como PIX, transferência bancária, boleto online e débito automático.
Débito automático incentivado: promova ativamente a adesão ao débito automático oferecendo pequenos descontos ou vantagens.
Relacionamento próximo: mantenha uma comunicação regular com os inquilinos, não apenas para cobranças, mas para verificar satisfação, resolver problemas do imóvel e manter relacionamento positivo que incentive a pontualidade.
Monitoramento de sinais: fique atento a mudanças no padrão de pagamento, atrasos frequentes de poucos dias ou mudanças na comunicação do inquilino que podem indicar dificuldades financeiras emergentes.
5 falhas na cobrança de aluguel
Identificar e evitar erros comuns na cobrança de aluguel é fundamental para manter a eficácia do processo e preservar relacionamentos comerciais importantes.
Conheça as principais falhas na cobrança de aluguel:
1. Falta de procedimentos padronizados
Muitas imobiliárias não possuem fluxo estruturado de cobrança, resultando em abordagens inconsistentes, perda de prazos importantes e comunicação desencontrada que confunde inquilinos e compromete resultados.
2. Demora para iniciar a cobrança
Aguardar muito tempo para o primeiro contato permite que pequenos atrasos se transformem em problemas maiores.
O ideal é iniciar contato no primeiro dia útil após o vencimento.
3. Comunicação inadequada
Usar linguagem agressiva, fazer ameaças descabidas ou adotar tom desrespeitoso pode caracterizar constrangimento ilegal e prejudicar juridicamente o processo de cobrança, além de danificar a reputação da imobiliária.
4. Falta de documentação
Não registrar tentativas de contato, acordos verbais ou promessas de pagamento compromete a defesa em eventual processo judicial e dificulta o acompanhamento da evolução do caso.
5. Não acionamento das garantias
Muitas imobiliárias demoram excessivamente para acionar fiadores ou seguros fiança, perdendo prazos contratuais que podem invalidar essas garantias ou tornar a cobrança mais difícil.
A cobrança eficaz de aluguel é uma competência essencial para o sucesso na gestão de locações.
E investir em sistemas que automatizam lembretes, controlem prazos e organizem toda a documentação de cobrança é estratégico para otimizar resultados e reduzir o retrabalho.
Sendo assim, para gerenciar suas cobranças de forma mais eficiente e profissional, conheça o sistema de Gestão de Locação da Jetimob falando com um especialista agora mesmo:
