Os encargos locatícios representam uma parcela significativa dos custos de uma locação. Quando mal gerenciados, podem gerar conflitos entre proprietários e locatários, inadimplência e até mesmo processos judiciais.
Para gestores imobiliários e administradoras de imóveis, compreender profundamente quais são esses encargos, como calculá-los corretamente e principalmente como gerenciá-los de forma eficiente é fundamental para garantir operações saudáveis e clientes satisfeitos.
O problema é que muitas imobiliárias ainda gerenciam encargos locatícios de forma manual ou desorganizada, com planilhas complexas, falhas de comunicação e falta de transparência que prejudicam tanto o fluxo de caixa quanto o relacionamento com as partes envolvidas.
Neste guia completo, você vai entender exatamente o que são encargos locatícios, conhecer estratégias para gerenciá-los com eficiência, descobrir indicadores essenciais para medir a qualidade da gestão e aplicar boas práticas de controle que profissionalizam sua operação.
Assuntos que você irá encontrar?
- O que são encargos locatícios?
- Como gerenciar encargos locatícios de forma eficiente?
- Quais indicadores ajudam a medir a eficiência da gestão de encargos?
- Como aplicar boas práticas de controle na imobiliária?
O que são encargos locatícios?
Encargos locatícios são todas as despesas acessórias relacionadas ao uso e manutenção do imóvel alugado, que devem ser pagas pelo locatário além do valor do aluguel propriamente dito, conforme estabelecido no contrato de aluguel.
Esses encargos podem variar conforme o tipo de imóvel, localização e acordo entre as partes, mas são essenciais para a manutenção adequada da propriedade e funcionamento dos serviços básicos.
Principais tipos de encargos locatícios
Condomínio: em imóveis localizados em edifícios ou condomínios fechados, a taxa condominial é um dos encargos mais significativos.
Ela cobre despesas coletivas como manutenção de áreas comuns, limpeza, segurança, funcionários, energia das áreas compartilhadas e fundo de reserva para obras futuras.
IPTU (Imposto Predial e Territorial Urbano): é o imposto municipal cobrado anualmente sobre a propriedade. Embora seja de responsabilidade do proprietário, a Lei do Inquilinato permite que esse custo seja repassado ao locatário desde que previsto expressamente no contrato.
Em muitos municípios, o IPTU pode ser parcelado em várias prestações mensais, facilitando o pagamento junto com os demais encargos.
Água e esgoto: as contas de consumo de água e serviços de esgoto são responsabilidade do locatário, já que correspondem ao uso efetivo do imóvel.
Energia elétrica: o consumo de energia elétrica também é encargo do locatário.
Geralmente, no início da locação, a conta é transferida para o nome do inquilino ou permanece em nome do proprietário com repasse dos valores.
Gás: quando há fornecimento de gás encanado, a conta mensal é de responsabilidade do locatário. Em casos de gás de botijão, cada parte arca com seu próprio consumo.
Taxa de lixo: alguns municípios cobram taxa específica para coleta de lixo, que pode ser incluída no IPTU ou cobrada separadamente. O repasse ao locatário depende do que está estabelecido no contrato.
Seguro incêndio: a Lei do Inquilinato estabelece que o seguro contra incêndio do imóvel é obrigatoriamente de responsabilidade do locatário, salvo disposição contratual em contrário. Esse seguro protege a estrutura do imóvel em caso de sinistros.
Outros encargos específicos: podem existir encargos adicionais como taxa de manutenção de elevadores em prédios comerciais, taxas de associação em condomínios de loteamento, ou manutenção de equipamentos específicos inclusos na locação.
Encargos que NÃO podem ser repassados
É importante destacar que alguns custos são sempre de responsabilidade do proprietário e não podem ser transferidos ao locatário.
Reformas estruturais do imóvel são obrigação do proprietário, assim como a pintura interna e externa quando decorrente do tempo e não de danos causados pelo locatário.
Reparos em instalações hidráulicas, elétricas ou estruturais por desgaste natural também são de responsabilidade do proprietário, assim como impostos sobre a propriedade não previstos contratualmente e taxas extraordinárias de condomínio.
Como gerenciar encargos locatícios de forma eficiente?
Uma gestão eficiente de encargos locatícios reduz a inadimplência, melhora o relacionamento com locatários e proprietários, e profissionaliza a operação da imobiliária.
Estabeleça processos claros desde o início
A transparência desde o primeiro dia evita a maioria dos conflitos futuros relacionados a encargos.
Por isso, no momento da assinatura do contrato, deixe absolutamente claro:
- Quais encargos são de responsabilidade do locatário;
- Apresente os valores estimados mensais de cada encargo para evitar surpresas;
- Explique prazos de pagamento e consequências de atrasos;
- Forneça documentação que comprove todos os valores cobrados.
Automatize a cobrança
A automação é fundamental para evitar esquecimentos e garantir consistência.
Utilize um sistema para imobiliária que gere boletos automaticamente, envie lembretes por e-mail e SMS antes do vencimento, calcule automaticamente multas e juros em caso de atraso, e integre informações de condomínios, concessionárias e outros fornecedores.
Sistemas automatizados reduzem drasticamente erros humanos e liberam tempo da equipe para atividades mais estratégicas.
Mantenha comunicação proativa
Não espere o locatário questionar valores para explicá-los.
Envie mensalmente junto com o boleto o detalhamento de todos os encargos cobrados, notifique antecipadamente quando houver reajustes ou alterações e disponibilize canais de fácil acesso para tirar dúvidas.
A comunicação proativa demonstra profissionalismo e gera confiança.
Controle rigoroso de inadimplência
Implemente régua de cobrança com ações escalonadas. Quanto mais rápida e consistente a cobrança, menor a inadimplência acumulada.
Centralize informações
Mantenha em um único sistema todas as informações relacionadas a encargos: histórico completo de pagamentos de cada locatário, cópias de todas as contas pagas, registro de comunicações sobre encargos, contratos com cláusulas sobre responsabilidades e entre outros.
Essa centralização permite responder rapidamente qualquer questionamento e facilita auditorias.
Quais indicadores ajudam a medir a eficiência da gestão de encargos?
Medir resultados na gestão de encargos locatícios é importante para identificar problemas e aprimorar os processos.
Indicadores como a taxa de inadimplência de encargos, que deve ficar abaixo de 5%, e o tempo médio de regularização, que deve ser inferior a 15 dias, são essenciais para entender a eficácia da cobrança e identificar eventuais gargalos.
Além disso, a taxa de contestação, superior a 10%, pode indicar falhas na transparência e na comunicação. Esses dados auxiliam a ajustar estratégias e melhorar a experiência tanto de locatários quanto de proprietários.
Além dos indicadores de inadimplência e contestação, é importante medir a satisfação de locatários e proprietários com a gestão de encargos.
Locatários valorizam a clareza e a facilidade de pagamento, enquanto os proprietários buscam segurança nos repasses.
Também é necessário avaliar o tempo gasto pela equipe na gestão dos encargos, pois se for excessivo, pode ser uma oportunidade para automatizar processos e liberar recursos para outras áreas mais estratégicas.
Como aplicar boas práticas de controle na imobiliária?
Implementar boas práticas na gestão de encargos locatícios transforma uma operação reativa e problemática em um processo fluido e profissional.
1. Padronize contratos e cláusulas
Desenvolva modelos de contrato padronizados com cláusulas claras sobre encargos, estabeleça linguagem simples e direta que qualquer locatário compreenda e inclua anexos com tabela de encargos estimados.
A padronização reduz erros, agiliza processos e garante que nenhum detalhe importante seja esquecido.
2. Implemente checklist de entrada
No início de cada locação, utilize checklist que confirme a transferência de contas para o nome do locatário ou acordo de repasse, cadastro do locatário no sistema de cobrança, e validação de que todos os encargos foram explicados e compreendidos.
Esse processo evita 90% dos problemas futuros relacionados a encargos.
3. Mantenha documentação organizada
Crie arquivo digital para cada imóvel locado contendo todas as contas mensais pagas (digitalizadas), comprovantes de repasses aos proprietários, histórico de comunicações sobre encargos, e registros de inadimplência e ações tomadas.
Em caso de contestação ou auditoria, ter documentação completa e organizada é fundamental.
4. Treine sua equipe consistentemente
Garanta que todos os colaboradores que lidam com locações compreendam profundamente quais encargos existem, como são calculados, o que pode e não pode ser repassado ao locatário, e como comunicar claramente essas informações aos clientes.
Invista em treinamentos periódicos sobre legislação atualizada e melhores práticas do mercado.
5. Utilize tecnologia adequada
Planilhas manuais são insuficientes para gestão profissional de encargos.
Sistemas especializados em gestão de locação oferecem cálculo automático de encargos com reajustes contratuais, integração com bancos para confirmação de pagamentos, geração de relatórios e muito mais.
A tecnologia não apenas aumenta eficiência, mas também reduz drasticamente erros que geram retrabalho e insatisfação.
Por isso, a gestão de locação da Jetimob oferece uma solução completa com:
- Automação de cobranças e repasses;
- Cálculos de reajuste de rescisão;
- Proteção de dados;
- Digitalização de documentos;
- Controle de inadimplência com régua de cobrança.
Profissionalize sua gestão de locações e reduza inadimplência com essas e muitas outras funcionalidades. Conheça a solução Jetimob:
