Ainda é útil ter uma planilha para gestão de aluguéis de imóveis?

Com certeza você já utilizou (ou ainda utiliza) algum tipo de planilha durante a sua carreira, seja ela para cadastro de imóveis, controle financeiro, ou até mesmo para gestão de aluguéis de imóveis.

Independente do estilo de uso dela, as planilhas ainda fazem parte do dia a dia de corretores e gestores imobiliários. 

E essa prática se torna ainda mais recorrente quando falamos de controle de aluguéis. Mas, a pergunta que fica é: ela ainda é útil e faz sentido para a realidade que vivemos?

Com o avanço da tecnologia e o surgimento de ferramentas mais completas, muitos profissionais começam a questionar se vale a pena continuar utilizando planilhas para gestão de locação de imóveis. 

Ainda que sejam acessíveis e personalizáveis, será que elas conseguem acompanhar a complexidade da locação, especialmente em imobiliárias com dezenas ou centenas de contratos ativos?

Neste artigo, você vai descobrir quando usar planilhas na rotina imobiliária e quais alternativas podem trazer mais eficiência para sua gestão.

Assuntos que você irá encontrar: 

• O que é uma planilha para gestão de aluguéis?
• Vantagens de usar uma planilha para gerenciar aluguéis;
• Quais informações uma boa planilha deve conter?
• Limitações de uma planilha para gestão de aluguéis de imóveis;
• Planilha x CRM imobiliário: qual a melhor escolha?

O que é uma planilha para gestão de aluguéis?

Uma planilha para gestão de aluguéis nada mais é do que uma ferramenta criada, geralmente no Excel ou no Google Planilhas, para ajudar corretores e gestores imobiliários a organizar a sua rotina.

Ou seja, lá é possível estruturar os contratos, acompanhar pagamentos, controlar reajustes e manter tudo em dia com inquilinos e proprietários.

Ela funciona como um painel de controle simplificado, onde você pode visualizar, em poucos cliques, qual imóvel está alugado, quando vence o contrato, se houve inadimplência e quanto foi recebido no mês. 

Portanto, a planilha é o jeito tradicional (e acessível) de manter a casa em ordem, mesmo com múltiplos imóveis sob sua responsabilidade.

Apesar da popularidade, usar essa estratégia pode ter suas limitações, principalmente conforme a carteira de imóveis cresce. 

Ainda assim, é uma boa porta de entrada para quem está começando no setor ou quer ganhar mais clareza sobre o fluxo de aluguéis.

Vantagens de usar uma planilha para gerenciar aluguéis

Se você é corretor ou gestor imobiliário, sabe que manter a organização dos aluguéis em dia é essencial para o bom funcionamento do negócio, certo?  

E, mesmo com tantas tecnologias disponíveis hoje, as planilhas ainda são uma ferramenta útil e bastante presente na rotina do mercado imobiliário.

Portanto, para quem está começando a construir uma carteira de locações ou ainda atende um número reduzido de contratos, usar uma planilha pode ser o caminho mais prático e acessível. 

Além de serem gratuitas na maioria das vezes, elas permitem uma visão centralizada de informações importantes, como:

Essas planilhas ajudam a manter o controle financeiro básico e evitar esquecimentos que podem gerar dores de cabeça com locadores e inquilinos. 

Com algumas fórmulas simples e filtros, é possível identificar atrasos, planejar reajustes ou mesmo projetar a receita do mês com mais clareza.

Outro ponto positivo é a flexibilidade. Assim, cada corretor ou imobiliária pode personalizar sua planilha do seu jeito, criando colunas específicas, separando imóveis por tipo, localidade ou perfil de cliente. 

Isso facilita muito para quem ainda está estruturando processos internos e precisa de uma solução prática para não se perder.

Além disso, a planilha é um bom primeiro passo para quem quer entender melhor o comportamento da carteira de locações, acompanhar o crescimento do portfólio e, principalmente, identificar o momento ideal para migrar para uma solução mais robusta e automatizada.

Quais informações uma boa planilha deve conter?

Se você quer realmente aproveitar o potencial de uma planilha para gerenciar seus aluguéis, o segredo está em alimentar os campos certos. 

Uma planilha eficiente vai além de listar imóveis, ela precisa reunir as informações essenciais para garantir organização, previsibilidade e controle da sua carteira de locações.

Para quem trabalha no mercado imobiliário, isso significa ter à mão tudo o que influencia a rotina da locação, desde dados básicos do imóvel até detalhes financeiros e status atual do contrato. 

Aqui estão os principais campos que não podem faltar:

Dados do imóvel: endereço, tipo, número de quartos, vagas, área útil e outras características importantes.

Informações do proprietário e do inquilino: nome completo, telefone, e-mail e CPF/CNPJ para facilitar a comunicação.

Valor do aluguel: valor atual, reajustes previstos (como IGPM ou IPCA) e histórico de alterações.

Data de vencimento: essencial para monitorar pagamentos e enviar lembretes.

Status de pagamento: pago, em aberto, atrasado.

Comissão do corretor ou da imobiliária: valor percentual ou fixo a ser repassado.

Repasses ao proprietário: datas e valores de repasse, com espaço para observações.

Multas, taxas ou encargos adicionais: como IPTU, condomínio e manutenções, que impactam diretamente no contrato.

Além disso, é interessante reservar um campo para observações gerais, onde você pode registrar qualquer informação extra, como negociações feitas, acordos pontuais ou solicitações específicas do locador/inquilino.

O mais importante é que a planilha ajude você a tomar decisões com mais segurança e agilidade, sem precisar vasculhar e-mails ou memorizar informações críticas. 

E a melhor parte de tudo é que isso pode ser feito com ferramentas gratuitas, como o Google Planilhas, que ainda permite compartilhamento com o time e acesso de qualquer lugar.

Se sua planilha tem esses campos bem organizados, você já está vários passos à frente da média do mercado.

Limitações de uma planilha para gestão de aluguéis de imóveis

Planilhas são ótimas aliadas no começo da jornada. Simples, acessíveis e fáceis de editar, elas ajudam muitos corretores e gestores a organizarem a carteira de imóveis e contratos de locação. 

No entanto, com o tempo e, principalmente, com o crescimento do portfólio, as limitações começam a aparecer.

O primeiro ponto crítico é o risco de erros manuais. Inserir dados de forma repetitiva aumenta as chances de digitar um valor errado, esquecer um vencimento ou atualizar um campo incorretamente. 

Isso pode acabar gerando problemas com proprietários e inquilinos, prejudicando sua imagem profissional.

Outro desafio é a falta de automação, já que em uma planilha, tudo depende de você: os lembretes de vencimento, o cálculo de reajustes, o controle dos repasses. 

Com o aumento da demanda, fica difícil dar conta de tudo sem deixar passar nada, e o tempo gasto com tarefas manuais poderia estar sendo usado para atrair novos clientes ou fechar contratos.

Além do que, planilhas não são ideais para trabalho em equipe. Quando várias pessoas acessam ou editam o mesmo arquivo, a bagunça é quase certa.

Dessa forma, é comum surgirem versões duplicadas, dados apagados sem querer, confusão na atualização das informações. 

Isso sem contar a dificuldade de acessar as planilhas de forma segura e centralizada quando você está fora da imobiliária.

E, por fim, há a questão da falta de visão estratégica. Isto significa que planilhas não mostram indicadores - ou KPIs, não geram relatórios automáticos nem ajudam você a enxergar tendências, como inadimplência crescente ou contratos prestes a vencer. 

Sem essas informações organizadas, tomar decisões fica mais difícil, e você acaba sempre “apagando incêndio” em vez de atuar de forma proativa. Resumindo, a planilha funciona, mas tem limite. 

Se você sente que está sempre correndo atrás dos prazos, lidando com erros ou gastando tempo demais com tarefas operacionais, talvez seja hora de considerar uma solução mais completa, como um CRM imobiliário.  

Planilha x CRM imobiliário: qual a melhor escolha?

Se você chegou até aqui, já percebeu como à medida que a sua carteira de imóveis cresce, a boa e velha planilha começa a ficar sobrecarregada, certo? 

Embora ainda seja uma solução válida em muitas situações, ela pode deixar a desejar quando o objetivo é ganhar eficiência, escalar a operação e reduzir erros.

É nesse ponto que entra o CRM imobiliário, uma ferramenta pensada para automatizar tarefas, centralizar informações e facilitar a gestão como um todo.

Planilhas: boas para começar, mas limitadas para escalar

Recapitulando o que já foi dito anteriormente, planilhas são acessíveis, simples e flexíveis. 

Ou seja, são ideais para quem está começando, tem poucos contratos ou ainda está testando processos internos.

Com elas, é possível criar colunas personalizadas, aplicar fórmulas e organizar vencimentos e repasses com certo controle.

Mas à medida que o volume aumenta, os riscos de erro, retrabalho e perda de dados crescem também. E o que era prático no início vira um problema no dia a dia. 

O tempo que você perde atualizando manualmente uma planilha poderia estar sendo usado para fechar novos contratos ou melhorar o atendimento ao cliente.

Profissionalize a sua gestão com um CRM imobiliário

Se as planilhas funcionam como uma boa solução inicial, o CRM imobiliário entra em cena quando o seu negócio começa a crescer e precisa de mais controle, agilidade e profissionalismo.

Com um CRM, você centraliza todas as informações dos imóveis, contratos, inquilinos e proprietários em um só lugar, com automações que reduzem erros manuais e otimizam seu tempo. 

Além disso, é possível programar lembretes de vencimentos, controlar comissões, gerar relatórios em segundos e ter uma visão completa da sua carteira de locações, tudo com poucos cliques.

Por fim, a colaboração em equipe também se torna mais eficiente. 

Assim, cada membro do time pode acessar os dados atualizados em tempo real, sem o risco de apagar informações por acidente ou trabalhar com versões desatualizadas.

Com a ferramenta de gestão de aluguéis da Jetimob, por exemplo, você consegue integrar todos seus dados em um único sistema e ainda auxiliar na automatização de processos.

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