O sistema de locação de imóveis é um dos maiores aliados para impulsionar o crescimento da sua imobiliária. Por esse motivo, apresentarei nesse post algumas funcionalidades desse software e como elas contribuem para aproveitar ao máximo o potencial do seu negócio.

Os processos que envolvem a administração de locação de imóveis são, sem dúvidas, uma das maiores responsabilidades na rotina de trabalho de uma imobiliária. Essas responsabilidades demandam um grande tempo de trabalho, uma vez que as burocracias são intermináveis e os processos de manutenção são repetitivos.

No entanto, ainda que realizar a administração dos aluguéis seja um desafio, é possível minimizar a recorrência desses processos com o auxílio de um sistema de locação de imóveis.

Investir nessa ferramenta garantirá a automação na rotina da sua imobiliária, otimizando diversos processos e realizando etapas que podem ser programadas diariamente pelo sistema, independente da intervenção da sua equipe.

Pensando nisso, apresentarei nesse post algumas vantagens e soluções administrativas que o sistema de locação de imóveis trará para sua imobiliária, evidenciando como o uso dessa ferramenta influenciará no crescimento do seu negócio.

A rotina de trabalho na administração de locação

Já trouxemos aqui no blog algumas dicas de como gerenciar as etapas durante uma negociação de locação e, de quebra, ganhar destaque no mercado imobiliário. No entanto, quando se trata do processo administrativo pós-negociação, são diversos obstáculos que complexificam realizar uma gestão otimizada.

As atividades na rotina de trabalho durante a administração de locação envolvem processos recorrentes e semelhantes. Isso porque a manutenção dos aluguéis implica na realização de tarefas repetitivas, como por exemplo:

  • Gerar os arquivos de remessa;
  • Enviar os boletos aos locatários;
  • Gerar os arquivos de retorno;
  • Verificar as situações de inadimplência;
  • Repassar o valor do aluguel aos proprietários;
  • Gerenciar os seguros e garantias de locação;
  • Acompanhar reclamações e manutenções;
  • Monitorar os encargos do condomínio;
  • Verificar os reajustes e renovações de cada contrato;
  • Realizar a declaração da Dimob.

Todos esses processos existem para que, de modo geral, sua imobiliária consiga manter ambas as partes satisfeitas, tanto locador quanto locatário.

Por outro lado, ao analisar a realização manual dessas etapas, é notório que elas requerem muito tempo na rotina de trabalho. Isso ocorre porque quanto maior for a quantidade de contratos ativos, mais complexas serão essas atividades.

Em consequência, o aproveitamento da sua equipe pode não ser tão eficiente quanto o esperado, prejudicando a produtividade dos seus colaboradores e o potencial de desempenho da sua imobiliária.

Dessa maneira, investir em um sistema de locação de imóveis será imprescindível. Não apenas para aperfeiçoar a administração dos aluguéis, como também para garantir que esses processos não prejudiquem as demais demandas da rotina interna.

As funcionalidades de um sistema de locação de imóveis

O sistema de locação de imóveis é, em resumo, um software desenvolvido para gerenciar a administração dos aluguéis. Ele será o responsável por disponibilizar funções que otimizam esse processo e tornam a rotina da sua imobiliária muito mais prática.

Além de automatizar as tarefas repetitivas e aumentar a eficiência dos seus colaboradores, o conjunto de ferramentas existentes no sistema também reduzem os custos que envolvem o gerenciamento das locações.

Isso significa, portanto, que a sua imobiliária terá muito mais lucratividade, uma vez que o software minimiza diversas burocracias do processo administrativo e financeiro.

Centralize todas as informações em um único lugar

É muito comum que algumas imobiliárias ainda realizem a gestão de locação de forma analógica, através do uso de planilhas administrativas. No entanto, quanto maior for o número de contratos ativos, menos eficiente será esse método.

Isso se deve ao fato de que, como mencionei anteriormente, a administração dos aluguéis representa grande parte das atividades na rotina de uma imobiliária. Assim, é natural que o processo seja realizado por mais de uma pessoa.

No entanto, se ele não estiver bem alinhado entre a sua equipe, os dados nas planilhas podem se dispersar com muita facilidade, provocando erros e, em casos mais graves, gerando prejuízos.

Nesse contexto, o sistema de locação de imóveis é um dos maiores aliados para evitar que esses erros aconteçam e minimizar as discordâncias nesse processo, uma vez que o registro de informações acontece de maneira padrão em todas as etapas. 

Além disso, a base de dados é única para todas as pessoas na sua imobiliária, possibilitando um controle interno muito mais preciso e substituindo, desse modo, as diferentes versões que são criadas das tradicionais planilhas.

Tenha um controle exato da movimentação financeira

Aliado à centralização das informações, o conjunto de ferramentas do sistema de locação também permite um controle totalmente preciso da movimentação financeira dos aluguéis.

Isso significa que o software executa todo o fluxo de caixa, gerando as cobranças automaticamente e permitindo acompanhar o balanço de entradas, saídas e as situações de inadimplência em tempo real.

Além disso, também é possível verificar todos os detalhes das receitas e despesas que constituem os contratos ativos, como por exemplo:

  • O valor do repasse realizado aos proprietários;
  • A quantia utilizada no gerenciamento dos seguros;
  • O valor do condomínio e IPTU;
  • O valor das manutenções e/ou chamadas extras.

Ter o controle desses dados é extremamente importante para uma administração financeira eficiente de locação. Isso evitará que a gestão da sua imobiliária fique restrita somente aos valores que entram ou deixam o caixa, permitindo avaliar como as movimentações acontecem de fato.

Desse modo, com o controle mais preciso das finanças que envolvem os aluguéis, será possível realizar um planejamento estratégico muito mais eficiente. Isso se deve ao fato de que os dados do sistema podem embasar os próximos planos de ação, auxiliando a impulsionar o crescimento da sua imobiliária.

Por fim, atrelado diretamente às movimentações financeiras também há o reajuste contratual automático. Através dessa funcionalidade, o valor do aluguel é calculado e ajustado automaticamente todos os anos, conforme o índice escolhido durante a realização de cada contrato.

Gerencie melhor o tempo e invista-o no que é realmente importante

Uma das vantagens imediatas proporcionadas pelo sistema de locação de imóveis é, sem dúvidas, a otimização na gestão de tempo, uma vez que sua equipe não precisará realizar as tarefas repetitivas de manutenção dos aluguéis.

Isso significa que, com a automatização dos processos, seus colaboradores terão mais tempo para focar em outras ações importantes para o crescimento da sua imobiliária. 

A título de exemplo será possível investir mais tempo na prospecção de novos clientes e aprimorar o relacionamento com a clientela atual, aumentando a credibilidade do seu negócio.

Ademais, quando falamos em obter novos consumidores, é importante considerar que todas as pessoas envolvidas em um contrato de locação também são potenciais novos clientes para sua imobiliária. 

A título de exemplo, os fiadores e locatários podem se tornar futuros investidores para os empreendimentos em construção e, consequentemente, ambos também podem ser possíveis locadores da sua imobiliária.

Dessa maneira, fica evidente como é importante investir em um bom relacionamento com seus consumidores atuais, objetivando fidelizá-los desde o atendimento inicial.

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Tendo em vista esse cenário e pensando no longo prazo, será possível ter um ótimo aproveitamento dessa base de cliente, uma vez que esse público irá reconhecer os diferenciais da sua imobiliária e prezar por ela para a intermediação de futuros processos de venda e/ou locação.

Aproveite o potencial máximo da sua imobiliária com o sistema de locação de imóveis

Em resumo, investir em um sistema de locação de imóveis será um dos passos mais importantes para otimizar a gestão dos aluguéis e, consequentemente, para impulsionar o progresso do seu negócio.

Isso significa que a sua imobiliária terá um maior controle das informações e das movimentações financeiras. E, além disso, os membros da sua equipe terão mais tempo para se dedicar no relacionamento com seus clientes.

Dessa maneira, otimizando a manutenção das locações e automatizando os processos repetitivos realizados manualmente todos os dias, você poderá aproveitar ao máximo o potencial da sua imobiliária. Aumentando, assim, a lucratividade do seu negócio e dispondo de uma gestão muito mais efetiva.

Por fim, também é necessário evidenciar a possibilidade de integrar o sistema de locação de imóveis ao CRM da sua imobiliária. Através desta integração, será possível ter acesso a todo o histórico dos seus clientes em um único sistema.

Consequentemente, com esses dados disponíveis, você irá adquirir mais elementos para embasar o planejamento estratégico e os planos de ação da sua imobiliária, fazendo-a crescer cada vez mais.

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