A gestão de contratos de locação pode ser desafiadora. Mais do que na venda de imóveis, é preciso estabelecer uma relação excepcional tanto com locador quanto com locatário, além de vários outros fatores que precisam ser considerados. Nesse texto, vamos falar sobre eles.

O relacionamento com os clientes é um dos elementos mais importantes na gestão de uma imobiliária. Todo o faturamento da empresa depende da boa relação com locador e locatário.

Quando falamos em locação, então, isso se mostra ainda mais essencial. Mais do que uma transação que é realizada uma única vez, o aluguel exige recorrência.

Ou seja, você terá que lidar com as mesmas pessoas todos os meses, por um bom tempo.

Essa relação vai envolver pagamentos, reclamações, reajustes no valor do aluguel. Todos esses elementos vão gerar reações distintas em cada tipo de relacionamento – e vai depender de você gerir cada situação da melhor forma.

Isso nos leva à primeira dica.

Dica 1: se comunique de forma organizada

Como assim se comunicar de maneira organizada?

Bom, existem imobiliárias de todos os tamanhos – pequenas, médias e grandes. A exceção das pequenas, e talvez até mesmo nelas, é muito difícil conhecer todos os clientes. Entender suas necessidades, seus desejos e suas limitações se torna uma tarefa quase impossível.

Por isso é essencial existir organização nesse sentido, e existem algumas maneiras de obter ordem.

a. WhatsApp Business

Com essa versão do aplicativo é possível organizar os contatos com os clientes de forma mais eficiente. Tags podem ser colocadas para deixar notas sobre especificidades de cada um deles.

Contudo, o papel do WhatsApp nessa relação é bem mais imediatista. No momento de chamar o cliente para conversar, a tag e anotações sobre a pessoa podem fazer toda a diferença. Mas e antes disso?

b. Utilize ferramentas digitais de gestão de contratos de locação

Um sistema imobiliário é a melhor forma de armazenar informações sobre seus clientes. Nele você consegue observar a situação dos pagamentos.

Dessa forma se monitora com mais eficiência as questões relativas à inadimplência, por exemplo.

Além disso, pode-se usar a ferramenta para armazenar informações sobre o cliente e seu contrato como um todo. Assim, se economiza tempo nesse processo e se age com mais eficiência.

É possível fazer, também, fazer um monitoramento completo do relacionamento com o cliente através do CRM imobiliário – que pode funcionar junto com um sistema de gestão de contratos de locação.

Dica 2: organização “física”

Se documentos físicos são inescapáveis em algumas situações, então organizá-los faz-se essencial. Não existe segredo com relação à organização desse material e o uso de pastas e arquivos devidamente marcados deve ser o suficiente.

O importante, porém, é se certificar que esses documentos estão preenchidos de maneira correta. Documentos incompletos ou extraviados podem se tornar uma problema sério para sua imobiliária.

Além disso, se a marcação não for adequada, a localização de toda e qualquer documentação necessária será muito difícil.

Dica 3: cuide bem do seu fluxo de caixa

O fluxo de caixa nada mais é do que a entrada e saída de dinheiro da sua imobiliária. Como já falamos em um post sobre software financeiro, ele é extremamente importante.

Observar quando esses movimentos financeiros acontecem permite um planejamento preciso das finanças do seu negócio.

Novamente, como já falamos no outro post, entender essas datas ajuda a determinar se você precisa se preocupar mais ou menos com inadimplências, por exemplo. Se você estiver confortável com a entrada de dinheiro, é possível ter negociações mas tranquilas com locatários inadimplente.

Isso remete à dica número 1, do bom relacionamento com cliente. Você organiza as finanças da sua imobiliária e ainda melhora a relação com os clientes.

É importante lembrar que toda essa questão de fluxo de caixa é facilitada com um sistema imobiliário. O sistema organiza e exibe essas informações de forma rápida e eficiente – eliminando erros humanos e economizando tempo.

Dica 4: acompanhe os pagamentos dos locatários

No item anterior, levantei a questão da inadimplência. Acompanhar os pagamentos é essencial para minimizar esse problema ao máximo.

Já falamos aqui no blog e em nosso canal do youtube sobre a régua de cobrança. Essa técnica é uma maneira eficiente de organizar suas cobranças e obter um balanço interessante de baixo índice de inadimplência e bom relacionamento com o cliente.

Novamente, um sistema imobiliário vai facilitar muita essa questão. Não apenas ele permite que você monitore os pagamentos com muito mais eficiência, como também realiza os repasses de maneira automática.

Dessa forma, seu dinheiro não depende de elementos físicos e você não corre o risco de ter prejuízos advindos de desorganização.

Dica 5: otimize as datas de cobranças

Essa dica é um misto das duas dicas anteriores. Com o olho no fluxo de caixa é possível otimizar as cobranças para que sua imobiliária seja tão lucrativa quanto possível.

Essas datas definidas precisam, obviamente, ser bem monitoradas para evitar toda sorte de problemas.

Dica 6: seja flexível com as garantias de aluguel

Ser flexível com as garantias locatícias pode fazer toda a diferença no momento de fechar negócio. Existem várias opções que vão desde o clássico fiador até a carta de fiança.

Cada uma delas possui vantagens e desvantagens, tanto do ponto de vista do locatário, como do locador e da imobiliária. Cabe a você entender qual delas garante mais conforto em situações de inadimplência, ao mesmo tempo que não causa uma grande perca de clientes.

Já falamos sobre esses aspectos positivos e negativos de cada garantia em um vídeo, no nosso canal do Youtube, que você vê a seguir.

Dica 7: use um software de gestão de contratos de locação

De certa forma, essa dica já foi dada nesse mesmo texto. Contudo, é importante frisar a importância de um sistema imobiliário.

O software de gestão de contratos de locação pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso da sua imobiliária. Com ele, você consegue estabelecer uma rotina mais produtiva, economizando tempo e dinheiro.

Ele também traz muita segurança para sua gestão – que não dependerá mais de processos manuais.

A gestão de contratos de locação pode ser desafiadora

Pode ser muito difícil trabalhar com aluguel de imóveis. O contato com o cliente tende a ser muito mais frequente e, consequentemente, mais complicado.

Você precisará desenvolver uma gestão muito eficiente – tanto de imóveis, como de pessoas (corretores, proprietários, locadores) e financeira.

Porém, com esforço e dedicação, sua imobiliária poderá despontar como um grande expoente regional, estadual ou, até mesmo, nacional.

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