Mesmo com a evolução constante dos recursos disponíveis para otimizar o repasse dos valores de aluguel, muitas imobiliárias ainda utilizam métodos analógicos, o que pode gerar uma série de conflitos indesejados. 

Se você é gerente de uma imobiliária, sabe que um dos maiores desafios enfrentados na gestão do aluguel dos imóveis está no repasse do valor para o proprietário. 

Quanto maior a carteira de locação, maiores são as responsabilidades. O risco de erro humano também aumenta, sem falar na possibilidade de atraso no pagamento — que em alguns casos pode levar até a uma acusação judicial.

Mas você já parou para pensar como um sistema de repasse de aluguel automático poderia tornar a sua imobiliária muito mais eficiente? 

Por isso, nesse post eu vou te ajudar a entender como otimizar esse processo, minimizando os esforços da sua equipe e aumentando os resultados.

Contratos de locação exigem um relacionamento a longo prazo

Aqui no blog nós já falamos sobre as diversas atividades que envolvem o dia a dia da gestão do aluguel de imóveis, como por exemplo:

  • Emissão de arquivos de remessa e retorno;
  • Envio de boletos aos locatários;
  • Repasse do aluguel aos locadores; 
  • Monitoramento de inadimplências, reclamações e manutenções;
  • Gerenciamento de seguros e garantias locatícias;
  • Averiguação de reajustes contratuais;
  • Declaração anual da Dimob.

É sempre importante frisar que o aluguel funciona diferente da compra e venda de imóveis, onde o contato entre as partes é reduzido e após a finalização da compra, se encerram as negociações. Cada contrato de locação demanda uma atenção especial todos os meses.

Por se tratar de um acompanhamento mensal, muitas dessas atividades tornam-se repetitivas com o tempo.

O repasse dos valores é uma das ações que exigem mais cautela

Boa parte dos esforços que envolvem o gerenciamento da locação de imóveis são voltados somente para os repasses dos valores do aluguel aos proprietários. Isso porque muitas imobiliárias ainda adotam técnicas completamente analógicas na hora de fazerem os pagamentos.

Como saber se vale a pena automatizar o repasse dos aluguéis?

Se tratando de vinte ou trinta transações é até compreensível optar que os repasses sejam feitos das formas mais tradicionais. Poucas pessoas estão envolvidas no processo, assim como menos membros da equipe são necessários para executar o serviço.

Para quem está satisfeito em atender um número reduzido de clientes, uma boa planilha de gestão de contratos e o internet banking para realizar as transferências já podem ser suficientes no seu negócio.

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Mas a partir do momento em que a cartela de locação passa a abranger centenas de proprietários e inquilinos, realizar cada transação bancária manualmente torna-se uma tarefa muito mais complexa do que deveria. 

Quais são as desvantagens do repasse manual?

a. Reduz a capacidade produtiva da equipe

Como mencionado, o contrato de locação exige que você construa um relacionamento de longo prazo com os seus clientes. Porém, esse acompanhamento constante também significa realizar as mesmas ações repetidamente. 

No repasse do aluguel é necessário atualizar a planilha diariamente, fazer as cobranças de cada locatário, realizar cada DOC/TED para os proprietários, de um por um. Imagina fazer isso para centenas de imóveis.

Cada processo manual realizado é um tempo a mais desaproveitado que a sua equipe poderia estar dedicando a outros setores e atividades, como a prospecção de novos clientes, por exemplo.

b. Prejudica a gestão de tempo

Essa desvantagem está diretamente relacionada ao tópico anterior. Ao optar por executar os processos manualmente, a imobiliária entra em um processo corriqueiro de desperdício produtivo.

Ao final de cada mês somam-se horas e horas perdidas em um trabalho que poderia ser totalmente automatizado, sem precisar de um membro da equipe diretamente voltado para a atividade.

c. Risco de falha humana

Todo e qualquer processo que necessite de uma pessoa encarregada corre os riscos de ser prejudicado por um erro humano.

No caso do repasse de aluguéis, todas as etapas estão sujeitas a algum equívoco. Seja no cadastro errado de informações sobre o cliente, ao efetuar uma transação com valores incorretos ou até mesmo no atraso do pagamento. 

d. Afeta na confiabilidade

A imobiliária é responsável por intermediar a negociação entre as duas partes interessadas e, como já mencionado, o contrato de locação exige uma relação duradoura.

Qualquer equívoco cometido pela imobiliária causará um desgaste no vínculo com os locadores ou os locatários, o que pode significar a perda de uma possível venda futura.

Como tornar o repasse do aluguel mais eficiente?

A melhor maneira de otimizar, tanto a cobrança, quanto o pagamento, é através de um software de gestão financeira. Migrar todo esse processo para uma ferramenta digital e automatizada é a principal forma de alavancar o desempenho da sua imobiliária. 

No tópico anterior, eu te mostrei algumas das desvantagens de fazer os repasses manualmente. Agora tá na hora de falar sobre as vantagens de adotar um software para auxiliar na gestão de aluguel dos imóveis.

Otimização de tempo

Automatizar o trabalho pesado significa menos tempo perdido em tarefas repetitivas e maçantes todos os meses.  Em contrapartida, são mais horas disponíveis para dedicar a outras atividades essenciais da sua imobiliária.

Aumento na produtividade da equipe

Sem planilhas infinitas para preencher ou DOC/TED a serem feitos, sua equipe está pronta para atender outra seção. Que tal reforçar o time de vendas e impulsionar a captação de novos clientes? Ou então ampliar o atendimento para monitorar as situações de inadimplência, solicitação de reparos e etc.

Proteção dos dados do cliente

Lidar com uma planilha off-line é aceitar o risco de perder todos os dados a qualquer momento, seja por uma invasão no sistema ou alguma pane geral no computador. Imprevistos acontecem e não ter isso em mente pode gerar consequências bem prejudiciais para a empresa.

O software de gestão contratual mantém todos os dados armazenados e protegidos na nuvem. Ou seja, em caso de pane no aparelho as informações podem ser acessadas integralmente a partir de um novo dispositivo.

Segurança nas transações

Nunca mais atrase o repasse do aluguel para o proprietário, muito menos envie a quantia errada. O software já vai fazer tudo automaticamente.

Automatizar a transação reduz a interferência humana no processo, consequentemente, diminui também a chance de falhas no processamento.

Melhor relacionamento com o locador/locatário

E é claro que com toda essa otimização, o seu relacionamento com os clientes também será muito beneficiado. Uma imobiliária que executa os procedimentos com eficiência e rapidez, transmite credibilidade e confiança. 

A fidelização do cliente é um elemento essencial no mercado imobiliário. Além de oferecer boas condições de negócio, é importante nutrir a relação e se fazer presente desde o primeiro contato.

Ebook Guia de Fidelização de clientes para imobiliárias

Eu sei que já falei isso algumas (várias) vezes ao longo deste texto, mas é para não deixar dúvidas. O contrato de locação exige atenção a longo prazo, mas não só às papeladas e trâmites burocráticos. 

O atendimento ao cliente também é peça-chave do serviço imobiliário e vai auxiliar na captação de leads que podem surgir, por exemplo, de indicações, tanto do locador quanto do locatário.

Automatizar o repasse do aluguel significa menos custos e mais resultado

A digitalização dos procedimentos imobiliários representa uma nova era do mercado. E é inevitável reconhecer os resultados positivos que essa inovação tem produzido.

Meu objetivo ao longo deste texto foi te mostrar como o repasse de aluguel automático pode fazer a diferença na sua imobiliária, eliminando as burocracias e otimizando processos. Agora, cabe a você analisar se a solução se encaixa no contexto da sua empresa. 

A automação na gestão do aluguel de imóveis é para quem abraça a inovação e busca maximizar a eficiência do negócio. Mas é fundamental que toda a parte operacional esteja sempre alinhada com um atendimento efetivo e de qualidade. A base do contrato de locação é o relacionamento com o cliente.

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